373.问:1.在施工单位检查设备类档案时,发现无开箱验收接收单,是否需补齐?没有验收单算不算完整,影响竣工档案验收吗?
2、原任档案员不参加设备开箱验收,只是技术人员参加开箱,现验收单收不全,可否设备类档案只收集开箱资料,而不硬性强求有开箱验收单?如硬性要求我只有从现在开始
3、整理设备资料中有产品合格证、产品说明书、出厂测试记录、装箱单、备品清单、维修单、随机图纸,这些材料如何排列顺序?如再有开箱验收单呢?
答:1.无开箱验收接收单,说明设备档案管理工作程序中存在着问题,若能补齐最好,尤其对于造价较高、重要的设备仪器。从这个问题检验出的是档案管理工作的漏洞。2.设备类档案绝不仅仅只有开箱材料,还包括设备购置、检验、安装调试及使用后形成的其他材料等等。开箱验收单若能收集回来最好,当然有些材料是不能事后补造的。3.设备档案材料的整理思路并不需要固定成一个模式,应根据具体的材料来定。可以按照不同材料规格整理,也可以按照利用规律来整理。如,将产品说明书、随机图纸、备品清单等较厚的材料单独作为件来装订,而将产品合格证、出厂测试记录、装箱单、维修单等装订或粘贴为一件。总之,便于管理和利用就可以。(张)