387.问：我公司已实现办公自动化、无纸化，档案借阅都可在电脑上查看、办理借阅手续，这样的话，每年度的档案是否可以不分类；我公司下面还有几个所属公司，针对所属公司的文件是否也可以和文件档案一起放，也不分类；只分出当年所需归档的文件短、长、永期就行了，以您的经验这样行吗？

  答：按题目中所示，该公司已经实行了无纸化办公和计算机辅助档案管理，这样，纸质文件的整理可按照国家档案局2000年发布的《归档文件整理规则》执行。《规则》要求“归档文件可以按照年度——机构（问题）——保管期限或保管期限——年度——机构（问题）等方法进行分类”，《规则》将分类层次简化为2—3级，至于每个单位的归档文件究竟采用几个层次，可综合考虑单位机构层次、文件数量等因素而设置。大一些的单位可以分三个层次，小一些的单位，文件数量不多，设两个层次即可，譬如按年度——保管期限或保管期限——年度分类，在末级类目内文件按事由结合时间顺序排列。

  所以，简化分类并不等于取消分类，否则归档文件的实体将限于混乱无序的状态。虽然计算机已经具备了较强的检索功能，但数字化形式的文件并不是杂乱无章的，也需要进行分类，否则，将大大降低检索速度。不过这种分类有时是隐性的，而纸质归档文件的各级分类则必须是显性的、一目了然的。譬如按年度——保管期限分类，就必须把文件的年度划分清楚，不同年度的文件不得混淆，且同一年度内还须划分永久、长期、短期三类，不同期限的文件也不得混淆。

  根据题目中所示，该公司还有几个所属公司，我们建议采用年度——机构（问题）——保管期限三级分类，在每个年度内划分机构，将各内设机构及下属公司的文件分别整理，比较妥当。（王）