459.问:一份"关于2004年度公司的工作总结"的文件, 2005年1月30日签发.我本着按文件的签发日期(即落款日期)确定文件所属年度的原则, 将其放至2005年,可今天上级领导检查说一定要归至2004年.
  请问立卷改革后,我采用"年度-问题-保管期限"法,将归档文件按其形成的年度分类,对计划总结等归入文件签发的年度的方法对吗?
  如是上级领导错了,我该如何说服她,盼复 ,万分感谢!

  答:当文件的形成日期与其内容针对日期不一致时，不同的管理阶段对其处理方法也不同。

  在手工管理阶段，由于检索手段比较单一、效率低下，整理案卷时，须充分考虑按主题查找的便利。对于计划、规划、总结等文件，当形成时间与针对时间不一致时，一般将文件归入内容针对的年度组卷。这种做法，同时也便于反映某个单位每年的工作特点，保持文件之间在时间方面的联系。国家档案局出台的《机关档案工作业务建设规范》也是这样要求的。但由于各方面原因，实际情形还是比较混乱的，不少档案人员并没有严格执行国家规范，人们整理档案时有着自己的认识和偏好，因而有人将其归入形成年，有人又归入针对年。

  立卷改革后，本着简化整理、深化检索的原则，在计算机强大、快捷的检索功能辅助下，《归档文件整理规则》“取消了原有的按针对年度归类的做法，统一规定为按文件签发日期（即落款日期）判定问所属年度，以进一步简化分类中的概念和操作。”这样的做法，虽然在保持文件的时间联系方面可能略逊一筹，但操作方法确实更加简单、更加统一了。所以，根据规定，2005年1月30日签发，2004年度的工作总结，应该归入2005年。

  国家不同时期出台的规范，可能侧重点不同。不管怎样，它都不是道德评判的标准，只是各种利益平衡的结果。所以，我们认为，这个问题并无对错之分，只是哪种方法更合理一些而已，当然，国家标准一般是经过比较周密的调查与论证，博采众家之长，因而也更具合理性。（王改娇）