312 . 问：我们公司是一家房地产公司,下属有几家公司,其中有一家非独立核算的小商品市场.是我们自己建造的.
1.现我将房地产公司和小商品市场的文书档案,分成公司号:如房产01-2004-001.小商品市场02-2004-001.不知这样分合适吗?
2.由于小商品市场是不可以自己造房的,那么建造小商品市场的那些文件,是不是一定要放在房地产这块?
3.由于没有使用档案软件,各公司档案是用分大类的形式保管,如01(公司号)-2004(年度)-jy001(经营管理类),还是01-2004-02(表示经营管理类)-001。怎样合适？
4.分大类保管，如果某几个年度文件较少,可不可以几个年度放在一起？如何编“年度号”?谢谢
答：企业档案的分类编号办法是根据企业的性质及工作规律、形成文件材料规律来制订的，单独拿出一份材料不便指出其归属以及编号。你公司的档案分类可以依据国家有关企业档案分类的原则设置党群工作、行政管理、经营管理、房地产档案、基本建设、设备仪器、会计档案、干部职工档案、声像档案、荣誉实物档案等，再在每一个类下分二级类或直接排列案卷。建造小商品市场的所有材料，可以归入基本建设类；形成文件很少则不需区分年度，只要连续排列即可。至于公司与下属单位如何分开，可以采取公司采用一个代号，各个下属单位也分别给予各自的代号的办法。（张辉）