333 .问：我们企业为了让档案不至遗失,想给每份档案作个备份,即复印一份.借阅时一律用备份件,我想请教的是,对于装订成册类的书,如何进行备份呢?用复印太厚了,有没有更好的办法 ?还有备份的档案该如何放呢?和原档案放一起还是另外放?放于何处较好?(既方便查找又遵循档案的规律).

　　答：采用复印的方法为每份档案作备份，这种选择不能说错，但是否有必要应当考虑。首先，档案的总数量有多大是一个因素；其次，成本能否接受也必须考虑；第三，装订成册的书复制工作较繁琐。再有，这种方法并不能从根本上解决档案遗失的问题。提出以下建议供参考：（1）对关系到企业重大问题的档案材料全部作备份，可与原件共同存放，也可另地存放。一般只提供利用复制件。（2）作备份只是为了解决利用频率高、档案重要程度比较高的问题。存放方法可同（1）。（3）复制方法可选择多种，既可复印，也可采用缩微的办法，还可选用扫描的方法。此外，与设备、引进技术等随之而来的档案材料，在订购合同中协商购置一套以上，也可解决像装订成册的说明书的备份问题。（4）关于备份的编号，应与原件相同，但要注明“备份”自样，同时采用不同颜色的档案盒以示区别。（5）加强对档案管理各相措施的落实工作。（张辉）