87. 与国家档案局的《归档文件整理规则》相比，山西省的《实施细则》有哪些特点？

    答：根据国家档案局2000年12月颁布的《归档文件整理规则》（以下简称〈规则〉），结合山西省档案工作的实际情况，山西省档案局于2002年3月制发了《山西省〈归档文件整理规则〉实施细则》（以下简称〈实施细则〉）。本细则是在认真贯彻国家档案局文件精神，广泛听取各市（地）档案部门及有关专家的意见，汲取山西省计划生育委员会、山西日报社等试点单位的经验和教训的基础上，几经修改完成的。与《规则》相比，《实施细则》对各个环节规定得更详细、更具体、更符合山西省档案室工作的实际。其主要特点是：

1、装订。装订是归档文件整理的第一个步骤，通过这一环节可以从实体上将归档文件的基本单位——“件”确立下来。〈规则〉中只对装订前的排序做了规定，而对装订方式和材料未作统一要求。《实施细则》中将“装订”细化为三个步骤。首先明确要求“归档文件要去掉金属物，另加封面，采用三孔一线、缝纫、不锈钢夹等方法在左侧装订。”另外，为了避免重复劳动，对于已经成册不便拆钉的报表、刊物、图册“可以保持原册封”。增加封面是为了更好地保护档案，将档号章直接印制在封面上，省去了盖章环节，减少了工作量。其次，规定了件内排序。第三，与《规则》不同的是，《实施细则》要求，除了已有页码的报表、图册外每一份归档文件必须编制页号，以便于保管和登记。

2、分类。分类是归档文件整理最重要的环节之一，归档文件经过科学合理的分类，不但能够揭示出文件之间的内在联系，使档案成为一个有序化的整体，而且便于排列上架、编目等后续工作的顺利开展。《实施细则》在分类问题上，与《规则》基本保持一致，只是去掉了问题分类法。主要是考虑到“问题”分类法，在实际操作时，受人为因素的影响较大，不便划分，同时目前山西省各基层档案室很少采用此种方法，因而我们在制定《实施细则》时，为适应省、地、县不同类型、不同层次单位的需要，提出了年度——组织机构——保管期限和年度——保管期限两种分类方法，内部机构较多、职能分工明确、形成文件数量较多的单位可采用年度——组织机构——保管期限三重分类法，而内部机构设置简单、归档文件数量较少的小单位采用年度——保管期限分类法即可。

3、编制档号。编号是以一组代号将归档文件在全宗中的位置固定下来，记录和反映分类排列的成果，并为日常管理和利用工作提供便利。《实施细则》最明显的特征也是与《规则》最大的不同之处，就是档号编制方法的差异。首先是归档章项目设置的不同。《规则》中要求在每份归档文件的首页加盖归档章（见图1），其中有全宗号、年度、保管期限、机构、件号等项目，填写时允许直接将保管期限、机构名称等汉字标注到相应位置。《实施细则》则要求将档号章（见图2）印制在每份文件的封面上，档号章的项目除了保留原有的全宗号、保管期限和件号外，删除了年度、机构（或问题）项目，另增设了类目号和页数。其次是档号标识方法的不同。《规则》中未明确规定档号的组成部分，《实施细则》中依然沿用了全宗号—类目号—件号传统的档号标识方法，主要是由于山西省大多数单位已成立了综合档案室，对本单位形成的各种门类和各种载体的档案实行了集中统一管理，制定了统一的分类方案，为了便于一个全宗内文书档案与其它门类档案统一分类和编号，又便于“卷”、“件”两个阶段的衔接。在类目号中，增加了门类代号，将一个全宗中的文书档案（或党群、行政等管理类档案）赋予一级类目代号；年度用四位阿拉伯数字标识二级类目代号；而机构、保管期限不再用汉字而全部用数字代号标识；上下位类目之间用“••••”相隔。页数主要是为了便于登记和利用。另外，虽然类目号中永久、定期档案已有了代号，但考虑到定期还可分为50年、30年、10年等几类，为对文件的保存价值一目了然，档号章中又增设了保管期限项。  

（全  宗  号）	（年    度）	（室编件号）
（机构或问题）	（保管期限）	（馆编件号）

图1  

全宗号	类目号	件 号		页数	保管 期限
		馆编	室编

图2

    4、装档案盒。《规则》中档案盒的盒脊背设置了20mm、30mm、40mm三种规格，制定《实施细则》时，鉴于类目号需要一定的宽度，为了盒脊背上的标识比较美观，就仅仅保留了30mm、40mm两种规格，去掉了20mm这一厚度。填制盒内备考表时，除了盒内文件有关情况说明、整理人、检查人等必备项目外，为了库房清点工作操作方便，有效地维护档案实体的有序化，备考表内还要求注明盒内文件的起止档号。

 （王改娇）