1、《山西省档案管理条例》中的有关条款 为何使用“应当”而不用“必须”?

        答：一些档案部门在档案执法中底气不足，腰杆不硬，认为是由档案法规是“软法”所致，因而盼《条例》能给人撑腰壮胆。然而通读全文，《条例》关于义务性规定皆使用“应当……”的字句，给人以语气不硬、无铿锵之感，不如用“必须……”好。一些同志有这种想法，是可以理解的，记得前几年《档案法》修改时，我们也有所同感，但通过立法实践，才知撰制法律条文确有几分道道。

        首先，从公文性质上讲，《条例》属规约性公文。规约性公文的政策性、权威性、严肃性、稳定性的特点，决定了它的写作具有严格的要求。一般原则上，“条”是指从正面规定条文，写明应该怎样做和不应该怎样做，前者在语言上用肯定语气行文，“应(当)”一词使用频率较多，后者在语言上多用“禁止”，如《条例》第二十五条。“例”是从反面加以说明，即做不到怎样处理，如《条例》第二十六条——第三十条。其安排一般是条前例后，以条为主，正反相辅相成。

        其次，从法理上讲，按照法律规范调整方式的不同，主要分为义务性规范和禁止性规范。所谓义务性规范，即要求必须作出一定的行为，承担一定积极作为的义务的法律规范。这些义务性规范在大多数的法律、法规中，较多使用“应当”这样的表述方式，《山西省档案管理条例》亦然。法具有靠国家强制力保证执行而被人们遵守的性质，由于义务性规范所规定的权利和义务十分明确，而且必须履行，不允许人们以任何方式加以变更或违反。所以，不可能因为义务性规定使用“应当……”，就把法律的这一特征改变了，也不可能因此使法律就变成了“软法”。大家不必担心因使用“应当”一词而降低《条例》的权威性和强制性。

        第三，从制作过程来看，《条例》虽由档案部门负责起草，但是审查人员多、环节多，实为集体撰制。不仅在内容上作了大量的修改，而且在字、词、句的使用上，多人多次修改、推敲、加工才得以完成，面对如此众多的法律专家和立法工作者参与，我们有理由相信其严密和准确。 (郭文平)