102. 北京刘先生问：因我公司是新成立的单位，没有建立档案。我现在正在整理资料并准备立卷，但苦于不清楚全宗号、目录号、案卷号如何编，如我在建公司的合同档案，全宗号、目录号和案卷号怎样编制？

    答：您的问题属于档号编制问题。

    档号是档案实体最基本的秩序号，亦即档案实体在其秩序系统中固定的位置号或存址号。从某种意义上说，整理工作就是为了给每一份档案文件赋予一个固定的档号。根据国家标准DA/T13--94《档号编制规则》，档号一般由全宗号、目录号、案卷号、件号或页号四个层次组成。档号在管理工作中有非常重要的作用，档号的混乱无序可能导致整个管理工作的瘫痪，所以档号的编制，一要完整成套，二要作到“四不重复”，即各层次中的号不能重复。

    全宗号指的是档案馆给立档单位的代号。一个档案馆中可能保存有某一区域或某一部门各个时期、各个单位的档案，为了管理的方便，必须对属于进馆范围的每一个单位，按照一定的方法编一个固定代码，以其作为该全宗的指称代号，以建立档案馆内全宗排列的秩序。所以全宗号是针对档案馆的管理而言的，在一般的档案室作用不大。

    目录号原指全宗内案卷目录本的代号，现在一般改用类目号，将整理时的各个分类层次和状况用阿拉伯数字或符号反映出来。

    案卷号是案卷在末级类目中排列的顺序号，一般从1号开始编制。
具体到北京永恒数据有限公司的合同档案，如果已经成立综合档案室，合同档案的分类编号要在全宗内统一的分类方案下进行。如果目前尚未成立综合档案室，可按以下方法编制档号：

    全宗号：由当地的综合档案馆给定，如果不属于进馆单位，该项空置不填。

    目录号（类目号）：即类目的标识符号，按照整理时的分类方法给定。分类方法与分类层次可根据本单位形成档案数量的多少进行选择。如果案卷数量较少，可按保管期限的不同将合同档案分为永久、长期、短期三大类，分别以阿拉伯数字1、2、3表示各自的类目号；如果每年形成的案卷较多，可以采用二级分类法，先根据合同的性质分类，再按保管期限分类，也以阿拉伯数字作为标识符号。两级类目之间用“•”相隔，如“1• 1” 、“1•2”。

    案卷号：在分类方案的末级类目内按案卷的排列顺序编号。如采用保管期限分类法，可以将档案分为永久、长期、短期三大类，每类中按合同完成的时间顺序排列，并从1开始编制案卷流水号。
                                （王改娇）