118. 归档文件整理实行新规则后，档号如何编制较为合理？

    答：国家档案局《规则》颁布后，文书档案档号如何编制、卷与件两个阶段如何衔接成为一个引人注目的问题。《规则》的5.4规定“归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章（图1）并填写相关内容”。“归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。”显然，归档章中未设门类名称或代号，填写归档章时，不再进行项目提示，直接将有关的数字、符号或汉字添入对应的栏目内。《规则》未明确档号构成上的变化。 

（全 宗  号）	（年    度）	（室编件号）
（机构或问题）	（保管期限）	（馆编件号）

                           图1

    山西省档案局结合本省档案室的实际情况，制定了《山西省〈归档文件整理规则〉实施细则》，重点对编号部分进行了调整，在此提出，仅供参考。

    山西省一般机关、企业事业单位档案室，对本单位在职能工作活动中形成的各种门类和各种载体的档案实行了集中管理，并制定了全宗内统一的分类方案，形成了一套科学的、行之有效的编号体系。机关是将全宗内档案分为文书档案、会计档案、科技档案、（专业）档案、声像档案、实物档案等六个一级类目。企业事业单位档案室，一般将一个全宗内档案按职能划为党群、行政、基建、设备、会计、干部职工、声像、实物九个通用门类，再根据各类单位的不同特点，增设经营管理、科技管理、生产技术管理、产品与科技开发、教学管理、医疗档案等一级类目。每个一级类目再按其不同的特点分二级、三级类目。

    档号的编制按照成套性和唯一性原则，由全宗号、类目号、案卷号、件号（或页号）四部分组成，分类方案的各级类目赋予特定的标识符号，作为类目号出现在档号体系中。这样全宗中任意一份文件、一张照片或一盒录像带都可以由一组惟一的档号代替。一个全宗内的档案，遵循同一种编号方法，属于同一个编号体系，不得例外。

    如果按《规则》的要求对文书档案进行编号，类目号将无从标识，综合档案室中文书档案游离于全宗内整个编号体系之外，与案卷管理阶段也难以衔接，易出现混乱。

    为此，《山西省〈归档文件整理规则〉实施细则》对归档章项目的设置作了调整（见图2）。除了保留《规则》原有的全宗号、保管期限和件号外，删除了年度、机构（或问题）项目，另增设了类目号和页数。类目号中囊括了门类、年度、机构、保管期限等项目标识。页数项主要是为了便于保管登记。另外，虽然类目号中永久、定期档案已有了代号，但考虑到定期还可分为50年、30年、10年等几类，为对文件的保存价值一目了然，档号章中又增设了保管期限项。 

全宗号	类目号	件 号		页数	保管 期限
		馆编	室编

 

 

 图2

    《实施细则》依然沿用了全宗号—类目号—件号传统的档号标识方法，各个部分全部用数字标识，不出现汉字。档号的编制方法是，全宗号是档案馆给立档单位的代号。在类目号中，增加了门类代号，并将年度列入档号序列，一个全宗中的文书档案（或党群、行政等管理类档案）赋予一级类目代号；年度用四位阿拉伯数字标识二级类目代号；而机构、保管期限也用数字代号标识三级或四级类目；上下位类目之间用“??”相隔，如某单位2002年属于文书档案、永久类的归档文件，类目号为“1.2002.1”。件号，是在分类方案的末级类目内按文件的排列顺序逐件编号。

（王改娇）