164、在企业内部档案接交中，发现有的部门文件不加盖部门章，只有该部门负责人的签名，该文件是否符合归档要求，是否可作为原件？请问档案人员变动需办理何种移交手续？

答：企业内部档案交接中，交接文据上是否加盖部门章，国家关于这方面规定不太明确。

2002年，国家档案局、国家经贸委、国家计委联合颁发的《企业档案管理规定》第七条仅规定了“企业各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交本企业档案部门集中管理。任何人不得拒绝归档。”在第五条企业档案部门的职责中要求“贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管……等有关规章制度”，但对交接过程未作具体要求。

目前， 各企业归档文件交接的作法各异。有的单位参照的是1983年，国家档案局发布的《机关档案工作条例》第13条的要求，“机关文书部门和业务部门一般应在第二年上半年向档案部门移交档案，交接双方根据移交目录清点核对，并履行签字手续”，只是交接双方承办人在移交目录上签字，未加盖部门章。有的企业执行的是国家标准GB/T——92《档案交接文据格式》，其中移出单位（印章）、移出单位领导人、经办人签字，接收单位（印章）、接收单位领导人、经办人签字等项目一应俱全。但这种交接格式表对档案只有数量统计，表格后一般还附有移交清册。这两种做法形成的交接文件，都是在企业档案工作中直接形成的原始材料，可以作为原件保存。

我们认为后一种做法比较完善，更便于明确有关单位、个人在档案交接过程的法律责任。

    档案人员变动时，应该办理交接手续。除了交接双方根据目录清点核对外，可以参照档案交接文据格式，单独设计一张表，其中包括档案类别及数量、检索工具类别及数量、移出说明、接收意见、交接双方签字等项目。尤其是移出说明、接收意见两栏须详细填写，如档案的完整情况、安全状况以及其他注意事项。