173、我单位是集团化股份制企业，有8个职能部门，4家二级公司，其人事档案均自行整理、保管、利用，现在集团人力资源部准备系统整理人事档案，管理模式采用"集中统管，分库保管"。我知道常用的检索方法有笔形编号法、姓氏笔划编号法、汉语拼音字母编号法、部门编号法四种，但不知采用哪种检索方法为最好？如采用部门编号法，在实际工作中，经常会有某人辞职、调离，其顺序号将废止，打乱原来的顺序号，这种情况如何处理？另外，汉语拼音字母编号法具体是什么？能否举例示范一下？

   答：人事档案常用的检索编号方法有笔形编号法、姓氏笔划编号法、汉语拼音字母编号法、部门编号法四种，笔形编号法是依据档案人姓和名字的笔型，采用四角号码规则进行编号。姓氏笔划编号法就是将人事档案按姓氏分类，以笔划多少排序编号。汉语拼音字母编号法是根据汉字“音序排字法”的原理，将档案人姓氏的声母，按拼音次序排列编号，声母相同时，再看韵母顺序。譬如汪洋（wangyang  ）、李萍（liping）、李放(lifang )、张海（zhanghai）四人档案的顺序是，李放(lifang )-- 李萍（liping）--汪洋（wangyang）--张海（zhanghai）。部门编号法，即单位中各部门的人事档案分别集中排列编号。

   据我们调查，多数单位因管理的人事档案量不大，往往案卷排列与编号方法不一致。在人事档案实行集中管理的单位，运用前三种方法进行排列的较为常见。而部门排列编号法，因单位内部人员变动频繁，档案也须经常调整，有些烦琐，运用较少。编号一般有两种形式，一种是大流水编号法，一种是先分在职干部与离退休干部两类，每类中再按排列顺序编号。不过人事档案的编号是动态的，如有变动就须及时调整。

   企业集团人力资源部对本公司的人事档案采用"集中统管， 分库保管" 的管理方式，如果人力资源部对8个职能部门，4家二级公司的人事档案仅仅是统一领导、统一制度，人事档案实体仍然由各部门保管，档案的排列编号要以部门为单位。如果全公司的人事档案的实体由人力资源部集中管理，档案可以统一排列编号。排列任选上述一种方法即可，编号采用大流水方法为宜。

   无论采用哪种方法，出现了人员辞职、调离等现象，可将其档案号废止，成为空号，并在案卷目录（职员花名册）的备注中注销，原来的编号体系不变，档案排架适当调整。不过各部门（公司）及人力资源部须定期统计人员及其档案变化情况，以确保底数清晰、账物相符。

                         (王改娇)    

  

  

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