178．基建档案如何整理?

   答：在回答这个问题之前，我觉得应先了解几个基本概念。（1）建设项目  指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的、在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。（2）单项工程   指建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，建成后可独立发挥生产能力或工程效益的工程。（3）  单位工程   指具有独立设计文件、可独立组织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。（4）项目文件   指建设项目在立项、审批、投招标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。而基建档案严格讲应叫建设项目档案，即应归档保存并经过鉴定、整理的项目文件。

   整理基建档案，是在对基建档案材料进行科学分类的基础上进行的。首先应将单位所有基建档案材料作为一个整体，纳入本单位统一的分类编号体系，再根据类目设置原则对所有基建档案材料进行分类，而组卷则是在最低级别的类目材料——单项工程所有文件的基础上进行的，不同单项工程的项目文件不属于同一类。对于大型、特大型企业，其建设工程项目较大，单项工程数量较多，可选择先按照工程项目性质设置二级类目，如生产设施、生活福利设施、社会公用设施、其他设施等，再将所有单项工程相应设置为三级类目，即最低级别的类目。对于机关、事业单位及中小型企业，一般建设工程项目小，单项工程数量也较少，其二级类目则按照单项工程来设置，即有一个单项工程设置一个二级类目。具体采用哪种类目设置方法，各单位要依据自己的实际需要来确定。

   已颁布的《国家重大工程建设项目文件归档要求与档案整理规范》，不仅对国家重大工程建设项目文件的管理做出了规定，一般工程建设项目文件的管理同样可参照执行。

1   整理项目文件的几点原则。（1）建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定，按照档案管理的要求，由文件形成单位进行整理。（2）建设单位各机构形成或收到的有关建设项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件，应根据文件的性质、内容分别按年度、项目的单项或单位工程整理。（3）勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计文件，应按项目或专业整理。（4）施工技术文件应按照单项工程的专业、阶段整理；检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理。（5）设备、技术、工艺、专利及商检索赔文件应由承办单位整理；现场使用的译文及安装、调试形成的非标准图、竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件、工程事故处理文件由施工单位整理。

2   对项目文件进行组卷，有以下一些做法和要求。

2．1组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。其中“法律性文件手续齐备”是我们需要多加关注的，毕竟“准确性”是档案工作的生命。在形成的项目文件有多套的情况下，一定要选择那些具备完善法律手续的文件。有些工作中不必形成原始文件，如勘察、水文、气象、地震材料，可以使用复印件替代整理。当所收到的文件只有一套，且不具有法律效用，则应及时收集或先使其完备法律手续后再归入整理。

2.2．1项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷。在这里，对那些小型、简单的工程，形成的施工文件数量很少，组成一个或几个卷就可解决问题。而复杂工程形成的施工文件较多，则可组成多卷排列在一起，但要注意此时的多卷是指同一个单项工程内的材料。比如当我们面对某一个复杂的单项工程施工文件，可先将同一个单位工程的所有施工文件放在一起，再按照专业、结构、阶段或装置分开，同专业或同结构、阶段、装置的施工文件可组成若干卷。总之是根据其数量的多少来决定组合的卷数。 

2．2．2项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等顺序组卷。项目竣工图的组卷,同项目施工文件的组卷思路是一致的，有些简单工程的所有竣工图组成一卷都可以，而有些复杂工程，单其中的某一专业的竣工图就可组成若干卷，关键是作好图纸的排列工作。

2．2．3 设备文件按专业、台件等组卷。

2．2．4 管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷。在建设项目形成的所有文件中，管理性文件有许多，它们的组卷与党群、行政等档案类似，是以问题、时间为特征，当然前提是在同一个建设项目内。由于许多管理性文件并不直接属于某一单项工程，所以在建设项目档案的类目设置中，总会有一个“综合”类或“总类”。将那些隶属于具体某一单项工程的所有设计文件、工程管理文件、施工文件、监理文件、工艺设备文件及生产技术准备、试生产文件直至该单项工程的财务、器材管理文件和竣工验收文件组成若干卷，排列在该单项工程这一类目之下，而将针对具体单项工程以外的所有该建设项目的总体性文件如可行性研究报告、项目建议书及其报批文件、设计基础文件、总体规划设计、征地、移民文件、计划、投资、统计、管理文件、招标投标文件、专项申请、批复文件以及整个建设项目的财务、器材管理文件和竣工验收文件，均按照不同的工作阶段组成若干卷，归于“综合”类或“总类”中。

2．2．5设计变更文件、工程更改洽商单、监理文件按文种组卷。对于更改内容较少的简单工程，可将在工程设计、施工及合同谈判等活动中形成的更改文件，组成一个或几个卷。而对那些更改内容很多的工程，则要先将该工程的所有更改文件按照专业、结构、阶段或装置分开，再根据各自的数量决定组卷的多少。监理文件的组卷，则是根据同一单位工程形成同文种监理文件的多少来确定组卷的多少。

2．2．6原材料试验按单项工程、单位工程组卷。

2．3  案卷及卷内文件不重份；同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。

3.案卷与卷内文件的排列

3．1 管理性文件按问题、时间或重要程度排列。

3．2 施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。

3．3 设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。

3．4 竣工图按专业、图号排列。

3．5 卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。

      以上是在基建档案组卷工作中要遵循的原则和注意的问题。组成案卷后对案卷的编目、装订等方面的做法，均遵循国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》就可以了。

                                             (张　辉)