188. 接收相关单位、部门的到期档案，是档案馆的日常工作。作为档案馆的接收人员，应当从哪些方面了解被接收单位的工作是否符合接收要求？接收哪些材料？怎样接收？

  答：接收到期档案进馆，一般是在被接收单位全面建立档案工作的基础上进行的。如果被接收单位按规定需移交档案但从未向档案馆移交过，就需要对其档案工作进行全面的了解，并确定接收内容。

1 依据我国行业标准《全宗卷规范》，从档案室的"全宗卷"中了解被接收单位档案工作的概况，并将以下内容接收进馆，以作为档案馆建立被接收单位"全宗卷"的基本素材。

1．1《全宗指南》（全宗介绍） 作为向利用者介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的工具书，《全宗指南》不仅是档案室"全宗卷"的主体内容，也是档案馆"全宗卷"的重要材料之一。通过《全宗指南》，接收人员可以基本确立被接收单位档案的接收范围及主要内容。

1．2 "分类方案" 编制"分类方案"是所有单位对档案进行系统整理的前提，由于档案的分类原则、类目设置、标识符号、档号编制及排列都在"分类方案"中做了明确的规定，所以它是档案馆管理该全宗尤其是排列上架、检索利用必不可少的工具。档案接收人员需要核查进馆档案的整理、检索工具的编制是否符合"分类方案"的规则，同时也要分析进馆档案的种类是否齐全。

1．3《档案保管期限表》 立档单位的"档案保管期限表"不仅指导其确定各职能部门按国家及本单位规定应当立卷归档的各种文件材料的范围，而且是鉴定档案保存价值和确定保管期限的依据和标准，同时也是档案馆定期或不定期对该全宗进行鉴定的基本依据。此外，档案接收人员还可从归档范围中抽查移交进馆的档案是否齐全、完整。
除上述三种材料应该接收进馆外，在档案工作其他方面形成的如案卷的基本情况统计、安全检查记录及计算机辅助管理说明材料等也可根据需要决定是否接收。

2 检查移交档案是否符合要求

2．1《档案馆工作通则》规定，省档案馆接收省级各机关、团体及其所属单位具有永久保存价值的档案，省辖市和县级档案馆同时接收长期保存的档案。在接收年限上"通则"也有明确要求，即"省级以上档案馆接收立档单位保管二十年左右的档案；省辖市（州、盟）和县级档案馆接收立档单位保管十年左右的档案"。按照档案馆接收档案的范围来接收是我们工作的原则，不能因各种原因而任意扩大或缩小。如省档案馆接收省直各单位到期的永久档案，有的单位会拿出保管期限划分不准、库房紧张等理由，要求档案馆接收许多长期保存以及在本单位保管十多年的档案。如果接收工作中这种现象过多，一方面人为加大档案馆自身的工作量，另一方面也会影响被接收单位的日常利用。被接收单位如果确实存在将永久档案划分在定期保存档案中的现象，当然要予以纠正，需要在对案卷进行必要的加工后再进行移交工作。当然，对于定期保存的档案被划分在永久档案中，而且所占比重较大，同样需要立档单位先改正再移交。

2．2 对照被接收单位的"分类方案"核对移交档案的大类是否齐全。多数情况被接收单位只同意移交文书档案，接收人员对科技档案、专业档案、会计档案及声像档案的进馆也不做硬性要求。当然从管理和利用角度来说，这些档案与文书档案的规律不同。在本单位保存"二十年"或"十年"左右的档案移交进馆，主要适用于文书档案，对多数科技档案、专业档案确实不合适，但是也不能一概而论。对那些不影响被接收单位日常利用的档案，一定要坚持移交进馆。

2．3 根据"分类方案"中每一个大类的类目设置，核对应该移交进馆的每一类档案是否齐全。如，在以往有许多单位的文书档案是按机构划分，检查文书档案移交是否齐全，不能只看进馆档案的起止年限，而要依据其机构沿革，确定所有产生文件材料并须留存的机构都容纳在该类目的设置中，移交进馆要包含其全部符合要求的档案。对于按照保管期限设置类目的立档单位，同样需要检查上述内容，并依据其"归档范围"核查归档与完整情况。

2．4 检查进馆档案质量。《机关档案工作业务建设规范》、"国家档案局关于机关档案保管期限表的规定"、"机关文件材料归档和不归档的范围"、《文书档案案卷格式》（GB9705-88）\《科学技术档案案卷构成的一般要求》（ GB/T11821-2000）、《照片档案管理规范》（GB/T11821-89）、《会计档案管理办法》（1998年8月21日发布）及已颁布的其他各类档案管理规范，都是我们检查档案质量的基本依据。对于案卷级的档案，除常规内容检查外，有几个控制点需要注意，即是否有正确的页码编排，每一条目录的所在页码是否正确，案卷封面、脊背的档号、题名与卷内是否一致。

3 接收立档单位编制的档案参考资料
    立档单位编制的"大事记"、"组织沿革"、"基础数字汇编"、"专题概要"、"发文汇集"、"专题文件汇集"、"重要文件汇集"、"档案利用效果实例汇编"，以及有关科技档案文摘等，都应当随同档案一起移交。而立档单位编制的"年鉴"、"方志"等各类书籍，不仅应视为"档案"一同移交，而且可多移交几套，以方便利用。

4 注意接收和征集与立档单位移交档案有关的各种资料
在《档案馆工作通则》及《各级国家档案馆收集档案范围的规定》中对资料的接收和征集有明确要求，接收档案与资料的工作应同时进行。此外，在征集工作中要注意收集有助于了解档案内容及立档单位历史的各类资料。

5 检查随档案、资料移交的检索工具
"案卷目录"、"全引目录"是随档案移交的基本检索工具，应提供一式两份。对于已实行计算机管理的档案，立档单位当然要提供机读式检索工具。此外，"资料目录"、"著录卡片"也一同移交。

6 办理交接手续
    交接双方必须根据移交目录清点核对，认真填写"档案交接文据"（《档案交接文据格式》GB/T13968-92）。

    如果被接受单位已在档案馆建立了全宗，则需要注意各个类目号及其案卷号的正确衔接，其他工作均与上述程序相同。

    最后强调一点，接收与征集的档案、资料，不能仅仅局限于纸制材料。

   （张 辉）