192. 我公司是从事开关柜生产的单位,外购设备较多,我将设备档案先分为说明书,底图,图册,技术资料四类,再向下按设备型号进行分类.请问这样可以吗?

   答：最好不要选择这种方法。设备档案是伴随着设备购置、开箱、安装（调试）、运行（使用）、维护等过程形成的，其管理也应遵循这个规律。你可根据外购设备的使用性质是否多样、设备数量多少等因素，先确定设备档案的类目设置，再在每一台外购设备类下排列设备的说明书、底图、图册、技术材料等组好的案卷。

(张辉)

  答：将设备档案先分为说明书,底图,图册,技术资料四类,再向下按设备型号进行分类，这种做法不大妥当。

国家档案局1991年发布了《工业企业档案分类试行规则》，其中第7条规定“产品、设备仪器类的二级及二级以下类目按产品和设备仪器种类或型号设置。”以保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。我们认为，如果单位外购设备较多，可以先按使用性质分类，再按设备型号分类，有关同一型号设备的材料如说明书、图册以及其他材料，依据数量多少组一卷或几卷。因为设备档案的基本特点是以型号成套，整理设备档案时，应充分尊重它的形成规律和特点，不要人为地割裂了档案在形成过程中的联系，按设备的材料名称分类，不符合档案整理规则，也给利用工作带来不必要的麻烦。但由于底图不能折叠，需要平放，可以另柜保存。（王改娇）