222.  我现在在为公司档案管理工作写建议，其中遇到下面几个问题不知道应该如何解决：
  公司现存的专业档案（电力工程设计方面）十分缺少，应该如何在设计过程中收集齐全呢？另一方面，根据科学技术档案工作条例规定，科技文件是应该由科技人员归档，档案人员进行监督、检查的，但是在我们公司存在这样的问题，设计人员归档花费的时间太长，往往很多设计人员不愿做归档工作，原始资料因此常常缺少。现在提出由档案人员归档，设计人员确认，这样行得通吗？

    答：这里的主要问题是你单位电力工程设计材料的形成、积累、归档制度尚未建立或已建立但未能很好地执行。我们所要求制订的归档制度，其内容不应是简单的几个条文，也不应由档案室独自起草与发布。归档制度要包括归档的范围、时间、要求、份数、手续等，比如针对电力工程设计材料的内容应当包括：归档范围，要细化到文件名称，如“总体规划设计”、“方案设计”、“初步设计及其报批文件”等等，还有这些文件材料应当由什么部门负责归档，怎样才能使其齐全、完整及签署完备，根据一般规律应在什么时间段归档，所有归档的文字材料要符合哪些要求，图纸要按照什么规律排列并折叠成四号图规格以及交接双方应履行什么手续等。档案人员的职责是协助、指导、配合相关部门和工程技术人员严格执行有关制度，一味坐等上门也做不好这项工作。如果由档案人员归档而由设计人员确认，还是不能确保材料的完整、准确。所以，制订科学、合理且易于操作的归档制度，是做好归档工作的前提条件。  （张辉）