223.  在设计人员形成科技文件的过程中，档案人员应该怎样主动地进行监控，使得档案室能够掌握设计项目和设计人员手中的科技文件形成和积累的情况。应该在设计工程中那个环节进行监控呢？遇到设计人员突然离职或者调动，应该如何掌握人员变动后的科技文件归档工作，档案人员应该采取什么样的措施应对呢？

    答：档案人员对科技文件材料形成、积累情况的监控，应当贯穿整个设计工作的全过程，当然，可以根据设计活动的特点掌握一些重要的工作环节。如，要关注设计初始阶段，协助兼职档案员积累好如工程地质、水文地质、勘察报告等设计基础材料，其他如初步设计、技术设计、施工图设计等各个阶段完成工作后技术材料的积累情况，要随时掌握，若有与图纸目录不相符、短缺及不准确的情况，可以及时更正。关于设计人员离职或调离后材料的归档管理，应当依据单位的制度，由档案人员提出应归档材料的细目，而由单位在调动手续、工资等方面采取一些措施加以控制。  （张辉）