230. 我在一家成立一年的外企工作,最近公司建立档案室,安排我做档案管理工作,但之前公司没有这方面的制度,如部门档案归档流程、要求及档案分类等。我想公司的档案，是不是不用建立全宗？目前我只能考虑按财会、人事、设备、基建、产品、声像、外事等分类，但好像还缺行政管理方面，请问我该如何分类？分类是不是我要做的第一项工作？下一步该怎么办？

  答：按照全宗体系管理档案是综合档案馆的基本方法，就你单位的情况还暂不需要。目前，分类也不是你需要做的第一项工作，而应当先做这样的工作：在全面分析你单位的基本职能的基础上得出一个结论，即基本职能工作中产生的材料种类、内容、数量及保管价值等，这样才能进一步明确应当纳入档案管理范畴的材料细目，从而先行制订本企业“文件材料归档范围与保管期限表”，并按此规定进行文件材料的广泛收集与科学的鉴定，然后再进行分类、立卷、编目等工作。当然，同样需要制订相关的一系列规章制度。具体到分类工作，可参照《山西省企业事业档案标准》中的“企业档案分类编号标准”，先对所要整理的材料进行一级类目的划分，如“党群工作”、“行政管理”、“经营管理”、“产品”、“基本建设”、“设备仪器”、“外事”等等。在这些一级类目下是否再划分二级类目，就要由你单位形成材料的多少来决定了。如果形成材料数量不大，只划分到一级类目就可以，对同一类目中管理性的材料，可按照问题并结合保管期限组成案卷，再按照时间顺序排列就行了。而对科技性的基建、设备等类材料则分别按照各自的特点来组卷。而所有的编号是根据所制订的档案分类编号标准来给予。具体的内容，建议你找到《山西省企业事业档案标准》这本书，参照是很方便的。另，如果你单位整体办公自动化程度比较高，还可参照《山西省<归档文件整理规则>实施细则》，实行计算机对管理性材料的文件级管理。    （张辉）