232. 请教：对管理型的集团公司如何设定档案分类方案

    我公司是一家管理性国有企业，本身没有具体的经营业务，公司下有全资子公司及控股、参股公司，本部设有综合管理部、投资业务部和财务部三个部门。在日常工作中形成的资料有：成立各子公司时的注册资料、与合资方的协议、合同、章程、董事会资料、决议、及有时候各子公司上报的经营资料；投资业务部主要有短期投资的资料；签订的土地合同、进行中的项目公司、劳动合同等。请问一下该如何确定档案的分类方案。

    我自己的想法是这样的：采用年度+机构+大致问题+期限方法。

    如：年度+综合管理部+合同+永久/长期/短期

      年度+综合管理部+组织人事+永久/长期/短期

      年度+综合管理部+办公楼项目+永久/长期/短期

      年度+综合管理部+收文+永久/长期/短期

      年度+各子公司+期限

       年度+投资业务部+短期投资+永久/长期/短期

    不知这个方法是不是正确，能不能帮我想一个正确的分类方案。谢谢。

    答：分类方案的制订，一般是根据文件材料的内容特征及形成、利用规律来确定，是否科学、合理、简洁、适用是判断的标准。方法（一） 所有企业可以参照《山西省企业事业档案标准》中“企业档案分类编号标准”。根据你集团公司概况，分析形成材料的特点，选择适合自己的部分。如首先确定大类，像“经营管理”、“生产技术管理”、“基本建设”、“会计”、“声像”、“人事”等，在大类目下再设立二级类目。二级类目确定的依据主要是不同职能或工作性质。像你所举例子中的“协议、合同、章程、董事会资料、决议、各子公司上报的经营资料、短期投资资料、土地合同、劳动合同、办公楼项目、各类收文”等，都可归入各自的类别。如果所管理的各子公司的材料很多，还可给予各子公司以各自的代号，这样各子公司的材料可以相对独立。方法（二）首先将综合管理部、投资业务部和财务部三个部门作为三个大类并分别给予各自的代号，然后将各个部门职能工作中所产生的材料先按年度分开，同样给予各自的代号，然后再划分不同保管期限并按问题组卷。如果形成的材料不多，也可去掉年度这一层次，只划分开三个部门，然后区别不同保管期限并按问题组卷，案卷依照年度排列。

    有一个问题需要说明，分类方案应当能够容纳你集团公司的所有应保存的档案材料，在编制时要注意。

       （张辉）