61、一个单位中，档案已经过系统的整理编号，如果又发现一些零散文件，怎样处理？

    答：可采取插卷号或续页号的方法进行补救。

    一般单位是在第二年六月底以前，完成上一年度各种文件材料的立卷、编号、编制目录并向档案室移交等工作。但是，许多单位在文件材料的形成、积累方面不太规范，因而，经常是案卷已整理完毕，又发现一些零散文件。遇到这种问题时，要在尽可能地维持原整理体系的前提下进行补救，具体可分以下几种情况：

    1、如果零散文件只有几份，可采取续页号的方法。即将零散文件按照内容将其归并到所属年度有关的案卷中，放到该卷的最后，并接着原来的末份文件续编页号、登记卷内目录、修改封面、重新装订即可。这种方法只对涉及到的极少数案卷，在编目方面作必要的调整，案卷号及案卷目录仍维持原样。

    2、如果零散文件比较多，可以采取插卷号的方法。将零散文件按年度组成若干卷，分别排到相关年度的案卷之后，采取插号的方法编写案卷号，并将插卷的成分与内容登录在有关的案卷目录表的空白处。譬如，1998年的零散文件组为一卷，原来1998年最后一卷的编号为83号，可将此卷编为83（1），插卷编为83     （2），并将插卷的内容与成分抄写在原83卷所在目录表的空白处，还必须在案卷目录的备考表中加注说明，如"本目录第83卷为两卷"。

    3、如果零散文件非常多，则须"大动干戈"。即将零散文件按年度组为若干卷，甚至拆卷重组，打乱已有的案卷体系，将所有案卷统一重新排序、编号、抄写案卷目录。这种返工行为，既浪费人力、物力，又打击整理人员的积极性，所以这种方法须谨慎用之。

    要想彻底解决这个问题，须从源头抓起，在整理文件前，一定要把好收集关，通过各种措施，控制文件材料的形成、积累与归档工作，保证材料的齐全完整，以事半功倍。（王改娇）