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  66.档案类目号与档案目录号的区别在哪里?

   答:档案目录号,它指的是案卷所属目录本的代号。档案类目号,指的是一个全宗的分类方案中,各级类目的代号。它们分别属于不同的档号体系,有着不同的产生背景和使用范围。

档案目录号的档号体系由全宗号、案卷目录号、案卷号组成。在档案室、档案馆仅仅管理文书档案的时代,一个全宗内的档案一般采用组织机构年度或问题年度进行分类,案卷目录按不同组织机构、不同专题设置,一个机构或一类问题给定一个目录号,每本案卷目录所含案卷数量一般以三位数为宜,遵循一个全宗内不能有完全重复的目录号的编制原则,超过1000时,须另立目录并按顺序编制目录号。在20世纪八十年代,档案室与档案馆均使用的是这种档号编制体系,我们经常会看见123全宗的22号目录、15号目录等。

档案类目号的档号体系由全宗号、案卷类目号、案卷号组成。随着时代的发展,各单位产生的档案门类和载体形式逐渐趋于多样化,每一类档案都有其独自的特征和整理方法,显然沿用旧有的分类体系已不能适应工作需要。在新的历史条件下,为了对一个单位产生的各种门类和各种载体的档案实行集中统一管理,新的分类方法应运而生。即对一个全宗内的档案先按门类设置一级类目,在各门类下按照各自的特点分别设置二级、三级类目,类目号可由阿拉伯数字或汉语拼音字母组成,不同级位的类别之间用间隔符号“.”分开,类目层次以不超过四级为宜。譬如我们经常见到的“1.1.1”、“2.3.2”等。这样的分类与编号,标识清晰、明确,每一个符号都有实际含义。现在,山西省的机关档案室均采用了这种分类编号体系。而多数综合档案馆由于管理的实体还是十年甚至二十年以前的档案,机关档案室采用的新分类编号体系的档案尚未进馆,因而使用的依然是全宗号、案卷目录号、案卷号体系。(王改娇)

 

 

 

 

 

 

 
     
 

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