68.某县档案局的干部问“有的单位的分类方案，将会议记录单独设类，即文书档案的二级类目为永久、长期、短期、会议记录，这样的做法合适吗？”

   答：不合适。

    因为，这种分类方法不符合分类原则。档案分类必须坚持每次分类按照同一标准进行、子类外延之和等于母类外延、子类相互排斥等逻辑规则，才能保证分类体系的科学性。将文书档案的二级类目设为永久、长期、短期、会议记录四类，前三类分类标准是保管期限，最后一类又是按文件形式分类，显然是在同一次分类中采用了两个分类标准。而且，会议记录类与永久、长期、短期类不是互相排斥而是互相交叉的关系，如一般单位的党组会议记录既属于永久类、也属于会议记录类，如果按上述分类，实际操作时，就可能出现有的党组会议记录归入永久类，有的党组会议记录归入会议记录类的混乱现象。由此看来，上述的分类方法违背了两项分类原则，这种做法是不合适的。

有些单位将会议记录单独设类，可能是过多地考虑了会议记录的保密性，以及它的利用范围、利用手续的特殊性。正确的做法是将文书档案按保管期限设为永久、长期、短期三个二级类目，会议记录按照各自的保管期限与其他文件材料一起分类、编制档号，上架排列时可单独集中存放。当然也可以与其他案卷一起存放，不过一定要严格保管、利用制度，限制利用范围，才能确保它的安全性。

（王改娇）