92.
实行《山西省〈归档文件整理规则〉实施细则》后，机关档案室的分类大纲如何编制？
答：文书档案的整理方式由卷改为件以后，机关档案室的分类大纲须作相应调整。
山西省自1988年开展机关档案工作目标管理活动以来，全省大多数单位的档案工作已通过了三级标准的认定，其中非常重要的一个标志，就是各单位建立了综合档案室，并对本单位工作活动中形成的各种门类和各种载体的档案初步实行了集中统一管理。各单位还编制了统一的分类和编号方案，使一个全宗内的每一个案卷甚至每一份文件的档号完整成套、准确惟一，实现了档案实体的有序管理。目前一般单位采用的分类大纲是：
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一级类目
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二级类目
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三级类目
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代号
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类目名称
|
代号
|
类目名称
|
代号
|
类目名称
|
|
1
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文书
档案
|
1
|
永久
|
1
|
按阶段年度设置三级类目
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|
2
|
|
2
|
长期
|
同上
|
|
3
|
短期
|
同上
|
|
2
|
会计
档案
|
1
|
凭证
|
卷数少的单位一般不设三级类目，卷数多的单位可按阶段年度设置三级类目
|
|
2
|
帐簿
|
|
3
|
财务报告
|
|
4
|
其它
|
|
3
|
（专业）
档案
|
按业务主管部门的
要求设置二级类目
|
按业务主管部门的
要求设置三级类目
|
|
4
|
科技
档案
|
1
|
基建
|
案卷量少的单位一般不设三级类目
|
|
2
|
设备
|
|
5
|
声像
档案
|
1
|
照片
|
案卷量少的单位一般不设三级类目
|
|
2
|
录音带
|
|
3
|
录象带
|
|
6
|
实物
档案
|
1
|
锦旗
|
案卷量少的单位一般不设三级类目
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|
2
|
证书
|
|
3
|
奖杯
|
|
4
|
奖状
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|
5
|
印章
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上述分类编号大纲表明，文书档案分类与档号编制不完全一致。档号的编制只按保管期限进行，立卷过程中采用的其它几个分类层次，诸如级别、年度、机构、问题等，编号体系中不体现，仅对档案上架排列有一定的参考作用。
实施《山西省〈归档文件整理规则〉实施细则》后，文书档案采用了年度——保管期限或年度——组织机构——保管期限分类法，类目设置标准清楚明确，具有较好的稳定性与规律性，简化了分类中的概念和操作，且各个分类层次均在编号中体现，使整理时的分类与编号统一起来。尤其是年度作为第一级分类编号层次，有效地解决了困扰档案馆（室）多年的予留柜架问题。
归档文件采用年度——保管期限分类法的分类大纲的编制，除文书档案的类目设置须作调整外，其它门类不动。
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一级类目
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二级类目
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三级类目
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代号
|
类目名称
|
代号
|
类目名称
|
代号
|
类目名称
|
|
1
|
文书
档案
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以四位阿拉伯数字标识
公元纪年
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年度
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1
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永久
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|
2
|
长期
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|
3
|
短期
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|
2
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会计
档案
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1
|
凭证
|
卷数少的单位一般不设三级类目，卷数多的单位可按阶段年度设置三级类目
|
|
2
|
帐簿
|
|
3
|
财务报告
|
|
4
|
其它
|
|
3
|
（专业）
档案
|
按业务主管部门的
要求设置二级类目
|
按业务主管部门的
要求设置三级类目
|
|
4
|
科技
档案
|
1
|
基建
|
案卷量少的单位一般不设三级类目
|
|
2
|
设备
|
|
5
|
声像
档案
|
1
|
照片
|
案卷量少的单位一般不设三级类目
|
|
2
|
录音带
|
|
3
|
录象带
|
|
6
|
实物
档案
|
1
|
锦旗
|
案卷量少的单位一般不设三级类目
|
|
2
|
证书
|
|
3
|
奖杯
|
|
4
|
奖状
|
|
5
|
印章
|
归档文件采用年度——组织机构——保管期限分类法的分类大纲为：
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一级类目
|
二级类目
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三级类目
|
四级类目
|
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代号
|
类目名称
|
代号
|
类目名称
|
代号
|
类目名称
|
代号
|
类目名称
|
|
1
|
文书
档案
|
以四位阿拉伯数字标识公元纪
年
|
年度
|
阿拉伯数字
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机构
名称
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1
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永久
|
|
2
|
长期
|
|
3
|
短期
|
|
2
|
会计
档案
|
1
|
凭证
|
卷数少的单位一般不设三级类目，卷数多的单位可按阶段年度设置三级类目
|
一般不设四级类目
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2
|
帐簿
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|
|
3
|
财务报告
|
|
|
4
|
其它
|
|
|
3
|
（专业）
档案
|
按业务主管部门的
要求设置二级类目
|
按业务主管部门的
要求设置三级类目
|
同上
|
|
4
|
科技
档案
|
1
|
基建
|
案卷量少的单位一般不设三级类目
|
同上
|
|
2
|
设备
|
|
5
|
声像
档案
|
1
|
照片
|
案卷量少的单位一般不设三级类目
|
同上
|
|
2
|
录音带
|
|
|
3
|
录像带
|
|
6
|
实物
档案
|
1
|
锦旗
|
案卷量少的单位一般不设三级类目
|
同上
|
|
2
|
证书
|
|
3
|
奖杯
|
|
4
|
奖状
|
|
5
|
印章
|
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|
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|
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分类大纲是进行分类工作的依据，应保持相对稳定，使分类体系具有连续性，便于查找利用，且各单位档案室一般将分类大纲制成图版悬挂上墙，这与机构的频繁变动形成矛盾，为了协调二者之间的关系，上述分类大纲中未列出具体的机构名称及其对应代号，实际工作中可在每年目录本的封面后附加一张机构编号示意图，以资参考。
排列方法要前后一致。
（王改娇）